Exit-samtale
En god afsked
Som arbejdsgiver eller leder kan en medarbejders afgang føles som et nederlag og tilbageslag. Men det kan også være en mulighed for at lære jeres kultur bedre at kende og forbedre jeres employee value proposition – dvs. medarbejdernes oplevelse af, hvordan det egentlig er at arbejde for jer. Og den bedste måde at gøre det på, er at afholde fratrædelsessamtaler som et led i jeres offboarding-proces.
For som man siger, så får man sandheden at vide af fulde mennesker, børn… og tidligere medarbejdere.
Når en medarbejder forlader din virksomhed, så handler det ikke kun om den umiddelbare ledige plads i afdelingen. Der opstår også et værditab i form af viden, færdigheder og relationer – for ikke at nævne omkostningerne ved rekruttering. Men exit-samtaler giver dig en mulighed for at forstå hvorfor I oplever disse tab og få indblik i hvad der virker og hvad der kan forbedres. For selv hvis meldingen er, at en medarbejder forlader jer for en højere løn andetsteds, så kan du stadigvæk få en meget nøgtern feedback som du ellers ikke havde fået. Blandt andet fordi medarbejdere ofte føler sig utilpas eller utryg ved at kritisere deres arbejdsplads, eller at de ikke føler, at deres bekymringer blev taget seriøst af deres direkte leder.
Fratrædelsessamtaler skal håndteres med forsigtighed og følsomhed, uagtet om medarbejderen selv har sagt op eller er blevet opsagt. For sandheden er, at medarbejdere som regel forlader os fordi de ikke længere er glade i deres stilling eller for deres leder – og selv hvis de forlader jer fordi de bare har fået et bedre tilbud et andet sted, så har de næsten altid god feedback at dele.
Hvem skal afholde samtalen?
Det er afgørende at fratrædelsessamtalen ikke bliver afholdt af medarbejderens direkte leder eller nogen som de arbejder med jævnligt.
Optimalt set ville det være en ekstern samarbejdspartner som holder samtalerne, konsoliderer og analyserer dataene. Men, vi er godt klar over at det sjældent vil være en mulighed. Så det næstbedste er som regel jeres interne HR afdeling. På den måde sikrer I, at medarbejderen føler sig tilpas ved at dele ærlig feedback uden frygt for repressalier – for det er stadigvæk vigtigt for de fleste, at de ikke brænder nogen broer med deres tidligere kolleger eller ledere.
Hvordan behandler man data fra exit-samtalerne?
Vi anbefaler at data fra samtalerne bliver konsolideret og præsenteret i anonyme rapporter, med en frekvens som selvfølgelig er afhængig af størrelsen på jeres organisation. Formålet med rapporterne er at identificere mønstre og handle på dem, og altså ikke at forstå hvorfor enkelte individer siger op. Eksempelvis, så er det brugbart at opdage at 70% siger op fordi deres løn ikke er konkurrencedygtig eller at 53% af medarbejderne i Salg siger op, fordi de ikke kan se yderligere karriereudvikling i jeres virksomhed. Men at finde ud af, at Karl fra regnskab har sagt op fordi han flytter til Århus, er ikke særlig brugbar information for nogen. Det er dog stadigvæk vigtigt at reagere med det samme på beretninger om særlig dårlig ledelse, chikane eller mobning – og altså ikke vente til de kvartalvise rapporter.
Det er nemmere at konsolidere dataen hvis du bruger en semistruktureret interviewmetode, hvor de fleste spørgsmål er gengangere – men stadigvæk efterlader plads til uddybning.
Hvilket format bør man bruge?
Mange organisationer bruger blot et undersøgelsesskema i forbindelse med fratrædelser. Selvom det er bedre end ingenting, så er det heller ikke rigtig godt; Det er upersonligt og fanger ikke nuancerne – og værst af alt, så forstærker det følelser som faktisk ligger til grunde for mange opsigelser: Medarbejdere føler ikke, at de bliver hørt, deres feedback fører ikke til forandring og deres arbejdsplads er ikke villig til at investere i deres medarbejdere.
Vi anbefaler derfor altid at bruge personlige fratrædelsessamtaler, eller online hvis nødvendigt. Det er også en god idé kort at briefe medarbejderen på hvilke temaer du vil berøre i exit-samtalen, uden at afsløre spørgsmålene på forhånd. Det giver medarbejderen mulighed for at forberede sig og komme i tanke om relevante ting at dele, samtidig med at du får deres umiddelbare tanker.
Hvad er ellers vigtigt, når man afholder fratrædelsessamtaler?
Timingen er vigtig. Vi anbefaler at foretager interviewet i den sidste uge af ansættelsesforholdet, eftersom 1) medarbejderens oplevelse af opsigelsesperioden er også vigtig at få med, 2) medarbejderen har måske ikke lyst til at bruge tid på samtalen efter ansættelsen er overstået, og 3) både opsigelser og fyringer kan være følelsesmæssige affærer, og det kommer sandsynligvis til at påvirke samtalen hvis medarbejderen ikke har haft tid til at bearbejde det.
Hvis medarbejderen ikke selv bringer det på banen, så undlad helst at spørge omkring specifikke kolleger. Og hvis du har hørt rygter fra medarbejderens afdeling, så undlad også at bringe disse på banen. Men, du bør være forberedt på at medarbejderen italesætter problematikker du ikke var bekendt med – og som kan involvere andre medarbejdere eller ledere. Alt efter hvad situationen er, bør du måske ikke gå i dybden med det i løbet af interviewet. Men det er vigtigt at anerkende problematikken og undersøge det yderligere.
Hvorfor har de sagt op
Hvad har ledt til beslutningen om at sige op? Er det et spørgsmål om løn, en mangel på udviklingsmuligheder eller personlige årsager såsom flytning eller familieforøgelse? Og måske vigtigere endnu, har de sagt op som en "sidste mulighed", fordi de ikke føler deres bekymringer eller ønsker er blevet hørt?
Du skal ikke prøve at overtale dem til at blive på det her stadie, men hvorfor har de arbejdet hos dig indtil nu? Hvad har de været glade for? Især hvis det har været en svær beslutning for dem at sige op, er det rart at få at vide hvad I gør godt og få muligheden for at forstærke det.
Det er et svært tema, og der vil være kæmpe forskelle fra afdeling til afdeling og team til team. Men, det er vigtigt at berøre det, da det er en mulighed for hurtigt at kunne reagere på revner i jeres kultur og jeres medarbejderes arbejdsglæde. Det kan også give jer en bedre forståelse af samarbejdet mellem kolleger og på tværs af afdelinger.
Selvom du bør spørge indtil samarbejdet med medarbejderens direkte leder, så bør det ikke opfattes som invitation til verbale tæsk. Men det er vigtigt at forstå hvis der er områder, hvor jeres ledelse har behov for yderligere træning. Og det er ligeledes også vigtigt at få indblik i medarbejderes oplevelse af den øverste ledelse og hvordan de kommunikerer.
Hvordan er den generelle "medarbejderoplevelse" i jeres virksomhed? Hvordan var onboardingen da de startede? Føler medarbejderen de har været tilstrækkeligt informeret omkring ændringer og beslutninger? Var de tilfredse med medarbejdergoderne – og hvilke har de syntes manglede? Hvad synes de om kontorets indretning og udstyr? Hvordan er de interne karrieremuligheder? Hvordan har offboardingprocessen været?
Efterspørg konstruktiv feedback. Oplever medarbejdere for meget bureaukrati, føler de en mangel på struktur, efterspørger de mere fleksibilitet eller bedre support fra senior medarbejdere? Forslagene kommer til at være meget afhængige af den enkeltes behov og meninger, men med tiden kan I måske se nogle mønstre forme sig.
Der er ingen idé i at afholde exit-samtaler, hvis dataen ikke bliver udnyttet – det vil sige, du skal kunne forbedre medarbejderfastholdelse og medarbejderglæde ud fra de indsigter du får.
Det første skridt er at udvikle et framework til at indsamle dataene og kode dem, så du lettere kan sammenligne og identificere gentagende problematikker og mønstre. Næste skridt er at opsummere dine analyser i rapporter, som foreslår specifikke handlingsplaner, til deling med ledelsen og andre relevante stakeholders, såsom jeres Talent Acquisition team.
Eksempler på hvordan du kan bruge feedbacken:
► En mere raffineret rekrutteringsproces: Feedbacken kan afsløre huller i jeres rekrutteringsproces, f.eks. arbejdsopgaver, som ikke stemmer overens med beskrivelsen i jobopslaget eller -samtalen.
► Sikre buy-in fra ledelsen: Hvis du vil foreslå større ændringer som fx et højere lønniveau eller nye karriereprogrammer, skal du sandsynligvis fremlægge gode argumenter. Hvis du bruger data fra exit-samtaler til at argumentere for, at de ekstra omkostninger ved et højere lønniveau vil blive absorberet af en bedre fastholdelsesrate, vil du sandsynligvis have større chancer for succes, end hvis du kun bruger anekdotiske beviser.
► Benchmarking: Hvis jeres medarbejdere ofte forlader jer for jeres konkurrenter, så er exit-interviews også en god metode til at undersøge, hvad de bliver tilbudt.
Afslutningsvis er det vigtigt at understrege, at exit-interviews bør være mere end blot en formalitet. De kan være et vigtigt strategisk værktøj til at forbedre fastholdelsen af medarbejdere og jeres ledelses performance.
HR og rekrutteringsråd
