Den gode jobsamtale
Som arbejdsgiver
Skal du holde din første jobsamtale som leder? Eller er du allerede en rutineret ansættende leder? Ligegyldigt hvad, så er det svært at finde den helt rigtige medarbejder. Du har måske haft svært ved overhovedet at finde kvalificerede ansøgere (og hvis det ikke er lykkedes endnu, kan du her lære at skrive det gode jobopslag), og nu skal du afklare både kompetencer og kulturelt match på blot nogle få samtaler.
Så i den følgende artikel kommer vi med gode råd og refleksioner til, hvordan du skal forberede dig på jobsamtalen, udarbejde en spørgeramme og håndtere forskellige scenarier undervejs. Og selvfølgelig hvordan du så tager en beslutning i sidste ende.
Men husk: En god jobsamtale går begge veje. Det er ikke kun kandidaten, som skal sælge dem selv overfor dig. Du skal også sælge jobbet og virksomheden til dem.
Så i den følgende artikel kommer vi med gode råd og refleksioner til, hvordan du skal forberede dig på jobsamtalen, udarbejde en spørgeramme og håndtere forskellige scenarier undervejs. Og selvfølgelig hvordan du så tager en beslutning i sidste ende.
Men husk: En god jobsamtale går begge veje. Det er ikke kun kandidaten, som skal sælge dem selv overfor dig. Du skal også sælge jobbet og virksomheden til dem.
Hjælp med rekrutteringen?
Vi tilbyder rekruttering af både fastansatte og freelancers, samt komplette workforce solutions.
Du forventer sandsynligvis, at kandidaten forbereder sig grundigt på jobsamtalen; at de researcher virksomheden, jobbeskrivelsen og dig som leder. Måske de også forbereder sig på en case eller tager diverse personlighedstest. Kort sagt, så lægger en kandidat altså en del timers ubetalt arbejde i at forberede sig til jobinterviewet. Derfor skylder du også kandidaten, at være lige så godt forberedt som dem.
Ligegyldigt hvilken type stilling der er tale om og på hvilken baggrund kandidaten er inviteret til samtale (fx netværk, jobopslag eller headhunter), så er det vigtigt, at du har udarbejdet en grundig jobbeskrivelse og kravprofil. Ellers bliver samtalen ustruktureret og du får ikke nødvendigvis afdækket hvorvidt kandidaten faktisk har de nødvendige kompetencer, da det er uklart hvad du rent faktisk leder efter.
Derudover er der nogle lavpraktiske ting, som gør at I både er og fremstår mere forberedte:
► Lokation: Hvorhenne skal jobsamtalen foregå? Gør det klart i invitationen til kandidaten, hvad end det er online eller fysisk. Hvis det er fysisk, så gør det gerne klart hvordan de finder frem til rette sted og/eller hvem de skal henvende sig til eller spørge efter i receptionen.
► Deltagere: Hvem skal med til samtalen? Alt efter stillingens senioritet, bør man overveje hvor mange der er nødvendige. Det bør også være tydeligt defineret hvad de enkeltes rolle er i samtalen – fx hvem tager noter og hvem styrer samtalen. Meddel på forhånd kandidaten om hvem de kommer til at møde.
► Tidsplan: Hvis I har flere ansættelsessamtaler på samme dag eller blot andre møder, så sørg for at sætte tilstrækkelig tid af i begge ender. Det giver både tid til forberedelse, at I går over tid til samtalen eller andet uforudset.
Ligegyldigt hvilken type stilling der er tale om og på hvilken baggrund kandidaten er inviteret til samtale (fx netværk, jobopslag eller headhunter), så er det vigtigt, at du har udarbejdet en grundig jobbeskrivelse og kravprofil. Ellers bliver samtalen ustruktureret og du får ikke nødvendigvis afdækket hvorvidt kandidaten faktisk har de nødvendige kompetencer, da det er uklart hvad du rent faktisk leder efter.
Derudover er der nogle lavpraktiske ting, som gør at I både er og fremstår mere forberedte:
► Lokation: Hvorhenne skal jobsamtalen foregå? Gør det klart i invitationen til kandidaten, hvad end det er online eller fysisk. Hvis det er fysisk, så gør det gerne klart hvordan de finder frem til rette sted og/eller hvem de skal henvende sig til eller spørge efter i receptionen.
► Deltagere: Hvem skal med til samtalen? Alt efter stillingens senioritet, bør man overveje hvor mange der er nødvendige. Det bør også være tydeligt defineret hvad de enkeltes rolle er i samtalen – fx hvem tager noter og hvem styrer samtalen. Meddel på forhånd kandidaten om hvem de kommer til at møde.
► Tidsplan: Hvis I har flere ansættelsessamtaler på samme dag eller blot andre møder, så sørg for at sætte tilstrækkelig tid af i begge ender. Det giver både tid til forberedelse, at I går over tid til samtalen eller andet uforudset.
Du har forhåbentligt allerede læst kandidatens CV og ansøgning grundigt. Men hvis du skal forberede en virkelig god spørgeramme og samtale, er det en god idé at gå lidt mere i dybden med kandidatens baggrund.
Uddannelse
Kender du den uddannelse, som kandidaten har? Hvis ikke, så gå ind på uddannelsesinstitutionens hjemmeside og læs mere om den. Det kan give anledning til nogle interessante snakke omkring kandidatens motivationer, og hvordan og hvorfor de er endt hvor de er i dag. Ligeledes bør du undersøge mere om kandidatens uddannelsesinstitution, da der kan være stor forskel på fx hvilke metoder og paradigmer der bliver lagt vægt på.
Tidligere arbejdspladser
Måske kender du allerede til kandidatens tidligere arbejdspladser, men hvis du ikke gør, er det en god idé at lave lidt research på, så du ved hvilken branche de kommer fra, om de primært har arbejdet i B2C eller B2B virksomheder, hvilken type kunder de har arbejdet med, o.l.
LinkedIn, medier, netværk, o.l.
Det er ikke altid lige relevant, men det kan være interessant at vide om kandidaten er en markant stemme indenfor deres område. Er de meget aktive på LinkedIn og har de et stort netværk? Er de blevet anvendt i medierne som ekspert på deres område? Har de skrevet debatindlæg? Det kan både fortælle noget om deres motivation og ambition for deres karriere, men det kan også være en forretningsfordel for dig.
Uddannelse
Kender du den uddannelse, som kandidaten har? Hvis ikke, så gå ind på uddannelsesinstitutionens hjemmeside og læs mere om den. Det kan give anledning til nogle interessante snakke omkring kandidatens motivationer, og hvordan og hvorfor de er endt hvor de er i dag. Ligeledes bør du undersøge mere om kandidatens uddannelsesinstitution, da der kan være stor forskel på fx hvilke metoder og paradigmer der bliver lagt vægt på.
Tidligere arbejdspladser
Måske kender du allerede til kandidatens tidligere arbejdspladser, men hvis du ikke gør, er det en god idé at lave lidt research på, så du ved hvilken branche de kommer fra, om de primært har arbejdet i B2C eller B2B virksomheder, hvilken type kunder de har arbejdet med, o.l.
LinkedIn, medier, netværk, o.l.
Det er ikke altid lige relevant, men det kan være interessant at vide om kandidaten er en markant stemme indenfor deres område. Er de meget aktive på LinkedIn og har de et stort netværk? Er de blevet anvendt i medierne som ekspert på deres område? Har de skrevet debatindlæg? Det kan både fortælle noget om deres motivation og ambition for deres karriere, men det kan også være en forretningsfordel for dig.
Inden du udarbejder en spørgeramme til jobsamtalen, bør du gøre dig tanker om hvilket type interview du skal holde. Er det blot en "kaffeaftale" med en interessant kandidat eller nogen i dit netværk? Så er strukturen måske ikke så vigtig. Omvendt, har du mange kandidater til samtale, er det en god idé at holde et mere struktureret interview med en vis mængde af standard spørgsmål, så det er nemmere at sammenligne kandidater.
Der er 3 overordnede typer af interview, med hver deres fordele og ulemper:
Den ustrukturerede samtale:
Samtalen hvor du ikke rigtig har forberedt nogen spørgsmål eller undersøgt hvilket behov kandidaten skal dække. Kan sjældent anbefales til en rekrutteringsproces, da der er høj risiko for, at man ikke får afdækket alle væsentlige forhold eller om kandidaten matcher kravprofilen.
Kan bruges til mere uformelle screeninger, fx en kandidat som du har fået anbefalet af nogen i dit netværk eller som du allerede kender, men ikke har en ledig stilling til på nuværende tidspunkt.
Samtalen hvor du ikke rigtig har forberedt nogen spørgsmål eller undersøgt hvilket behov kandidaten skal dække. Kan sjældent anbefales til en rekrutteringsproces, da der er høj risiko for, at man ikke får afdækket alle væsentlige forhold eller om kandidaten matcher kravprofilen.
Kan bruges til mere uformelle screeninger, fx en kandidat som du har fået anbefalet af nogen i dit netværk eller som du allerede kender, men ikke har en ledig stilling til på nuværende tidspunkt.
Den semistrukturerede samtale:
Den "gyldne mellemvej". I det semistrukturerede interview forbereder du, på baggrund af jobbeskrivelsen og kravprofilen, en spørgeramme med temaer som du gerne vil dække.
Her kan du forberede nogle faste spørgsmål på forhånd, som skal besvares af alle kandidater, men hvor rækkefølgen og den eksakte ordlyd ikke er så vigtig. Det tillader også uddybende spørgsmål, men med en struktur at vende tilbage til, så I ikke kommer for meget ud på et sidespor.
Den "gyldne mellemvej". I det semistrukturerede interview forbereder du, på baggrund af jobbeskrivelsen og kravprofilen, en spørgeramme med temaer som du gerne vil dække.
Her kan du forberede nogle faste spørgsmål på forhånd, som skal besvares af alle kandidater, men hvor rækkefølgen og den eksakte ordlyd ikke er så vigtig. Det tillader også uddybende spørgsmål, men med en struktur at vende tilbage til, så I ikke kommer for meget ud på et sidespor.
- Den strukturerede samtale:
I det strukturerede interview stiller du systematisk de samme spørgsmål til alle kandidater. Uden undtagelse. - Fordelen er, at datasammenligneligheden er høj, men ulempen er, at du risikerer ikke at få alle nuancerne med; hvad der gør den enkelte kandidat unik.
Vi vil generelt ikke anbefale den strukturerede interviewform til en jobsamtale.
En gennemarbejdet spørgeramme er afgørende for en god jobsamtale og rekrutteringsproces. Vi anbefaler at bruge den semistrukturerede metode, baseret på den kravprofil som du har udarbejdet. På den måde sikrer du, at du får afdækket væsentlige faglige og bløde kompetencer, som er afgørende for stillingen - og at du kan sammenligne kandidaterne med hinanden.
Husk at komme omkring alle temaerne i interviewguiden, men lad være med at stille spørgsmål som kandidaten allerede har svaret på, blot fordi det er det næste spørgsmål på din liste. Skriv gerne uddybende spørgsmål ned undervejs under det relevante tema, men pas på med at komme ud på et sidespor - du har lavet en kravprofil og spørgeramme af en årsag. Du har allerede afklaret hvad der er vigtigt for stillingen og tiden er begrænset.
Men hvordan ser en semistruktureret interviewguide ud? Nedenfor finder du en gratis skabelon til en semistruktureret interviewguide, inklusiv forslag til overordnede temaer i jobsamtalen og plads til noter
Husk at komme omkring alle temaerne i interviewguiden, men lad være med at stille spørgsmål som kandidaten allerede har svaret på, blot fordi det er det næste spørgsmål på din liste. Skriv gerne uddybende spørgsmål ned undervejs under det relevante tema, men pas på med at komme ud på et sidespor - du har lavet en kravprofil og spørgeramme af en årsag. Du har allerede afklaret hvad der er vigtigt for stillingen og tiden er begrænset.
Men hvordan ser en semistruktureret interviewguide ud? Nedenfor finder du en gratis skabelon til en semistruktureret interviewguide, inklusiv forslag til overordnede temaer i jobsamtalen og plads til noter
Interviewguide skabelon
Hvis du er i tvivl om hvordan en interviewguide kan se ud, så kan du her hente en helt basal version, med plads til noter.
Det kan virke uoverskueligt at afgøre hvilke spørgsmål, der er de vigtigste at stille til en jobsamtale. Og det er også umuligt at komme med en komplet liste af spørgsmål, for spørgerammen bør altid være baseret på den kravprofil du har udarbejdet til stillingen. Men vi kommer nedenfor med et bud på nogle temaer og spørgsmål, som måske alligevel kan inspirere din interviewguide.
Husk at begrænse mængden af spørgsmål (selvom du gerne vil vide det hele) og tilpas dem til din virksomhed og åbne stilling. Og pas på, at du ikke stiller ledende spørgsmål. Endeligt, så bør du også være parat til at omformulere dine spørgsmål baseret på samtalen med kandidaten – nogle kandidater er bedre til at tage udgangspunkt i konkrete eksempler og minder, hvor andre er mere abstrakte og deler "mellemregningen" før de når frem til en konklusion.
Husk at begrænse mængden af spørgsmål (selvom du gerne vil vide det hele) og tilpas dem til din virksomhed og åbne stilling. Og pas på, at du ikke stiller ledende spørgsmål. Endeligt, så bør du også være parat til at omformulere dine spørgsmål baseret på samtalen med kandidaten – nogle kandidater er bedre til at tage udgangspunkt i konkrete eksempler og minder, hvor andre er mere abstrakte og deler "mellemregningen" før de når frem til en konklusion.
Hvem er kandidaten?
Motivation og ambitioner
- Hvorfor er stillingen interessant for dig?
- Hvilke forventninger har du til stillingen – baseret på fx jobopslaget, screeningen og din viden om vores virksomhed?
- Hvilken type opgaver motiverer dig?
- Hvilke arbejdssituationer dræner dit overskud og din motivation?
- Hvad er de største motivationsfaktorer for dig? Fx karriereudvikling, autonomi, indflydelse, udfordrende projekter.
- Hvilken ledelsesstil motiverer dig? Hvordan får en leder det bedste frem i dig?
- Hvad er dine drømme for fremtiden – både personligt og karrieremæssigt?
- Hvor ser du dig selv om hhv. 5 og 10 år?
- Hvordan håber du denne stilling kan hjælpe dine fremtidsdrømme?
Erfaring, karriere og uddannelse
- Hvorfor forlader/forlod du dit nuværende/seneste job?
- Har din karriere formet sig, som du forventede eller håbede?
- Hvordan bruger du din uddannelsesbaggrund i dit arbejde?
- Hvad er det vigtigste du har lært på dit studie?
- Hvad er det vigtigste du har lært fra et tidligere job?
- Hvad er/var det bedste ved dit nuværende/seneste job?
- Hvad er du mest stolt af at have været en del af?
- Hvilket resultat er du mest stolt af at have opnået?
- Beskriv en typisk arbejdsdag i dit nuværende/seneste job.
- Du skriver, at du har erfaring med X. Hvordan har du arbejdet med det?
- Kan du beskrive hvordan du anvendte X kompetence i X job?
- Hvordan vurderer du typisk om dit arbejde er en succes? Kom gerne med et eksempel fra et tidligere job.
Kandidatens kompetencer
Faglige kompetencer
- Hvad er dine faglige styrker?
- Hvordan ajourfører og udvikler du din viden og kompetencer?
- Hvor vil du gerne udvikle din faglighed og kompetencer? Og hvorfor?
- Hvordan løser du opgave X? Tal os gennem processen.
- Hvilken type opgaver er mest spændende for dig?
- Hvilken type opgaver vil du helst være foruden?
- Hvad ville du gerne lære mere om, inden for dit fag?
- Hvordan omsætter du X teori til praksis i dit arbejde?
Bløde kompetencer
- Foretrækker du at arbejde med korte eller lange deadlines?
- Er du færdig med dine opgaver i god tid eller i sidste øjeblik?
- Hvornår foretrækker du at arbejde alene og hvornår foretrækker du at samarbejde med en kollega eller et team?
- I hvilken type situation oplever du, at konflikter typisk opstår? Del gerne et eksempel.
- I hvor høj grad planlægger du din arbejdsdag? Eller tager du det som regel lidt som det kommer?
- Hvad kan presse dig i dit arbejdsliv? Hvornår har du sidst oplevet det og hvordan håndterede du det?
- Hvad irriterer dig?
Der er mange spørgsmål som du ikke bør stille til en jobsamtale, blot fordi de ikke skaber værdi eller lægger op til generiske svar, som du har hørt 100 gange før. Eksempelvis den klassiske "Hvad er din største svaghed og styrke". Det er spørgsmål som nok skal blive besvaret gennem almindelig samtale om udfordringer og succeser – og en smule ræsonnement fra din side.
Men der er også ting du slet ikke må spørge om, fordi de ikke har nogen relevans for hvordan arbejdet udføres eller tilrettelægges. Og at du dermed ikke må tage disse faktorer med i din beslutningsproces. Eksempelvis familieplanlægning, politiske overbevisninger, alder og medlemskab af faglige organisationer. Der er dog visse ting som er en gråzone og vil afhænge af situationen, eksempelvis helbredsoplysninger og sprogkundskaber. Det kan du læse mere om her, og vi anbefaler altid at søge juridisk rådgivning ved tvivl.
Men der er også ting du slet ikke må spørge om, fordi de ikke har nogen relevans for hvordan arbejdet udføres eller tilrettelægges. Og at du dermed ikke må tage disse faktorer med i din beslutningsproces. Eksempelvis familieplanlægning, politiske overbevisninger, alder og medlemskab af faglige organisationer. Der er dog visse ting som er en gråzone og vil afhænge af situationen, eksempelvis helbredsoplysninger og sprogkundskaber. Det kan du læse mere om her, og vi anbefaler altid at søge juridisk rådgivning ved tvivl.
Du har forberedt dig til samtalen, men der er også nogle ting som du bør notere og sikre dig under jobsamtalen, således at du får det rette udbytte fra samtalen og at kandidaten får en god oplevelse.
► Hvis kandidaten er genert eller meget nervøs, så start gerne samtalen med at drikke en kop kaffe og lidt small talk eller et nemt emne, som de er trygge ved. Det kan fx være at fortælle lidt om et spændende job de har haft eller en spøjs hobby, som du måske har bidt mærke i på deres CV.
► Hvis du ikke føler du har fået svar på dit spørgsmål, så lad være med blot at gå videre til det næste. Bed kandidaten om at uddybe, komme med et eksempel eller konkretisere. Men pas på, at det ikke kommer til at føles som et forhør.
► Pas på at du ikke kommer til at formulere dine spørgsmål på en ledende måde; du kommer hurtigt til at lægge ord i munden på kandidaten. Hvis du er urutineret som ansættende leder eller i tvivl, så hold dig til den formulering du har skrevet i din interviewguide.
► Hvis du føler at du har svært ved at styre samtalen, så hold dig til interviewguiden. Det kan være svært at afbryde kandidaten, men du kan minde om den begrænsede tid eller opfordre til at I kan vende tilbage til emnet ved en eventuelt 2. samtale.
► Husk at tage noter. Efter et par jobsamtaler, så kan det blive svært at skelne mellem kandidater. For sammenlignelighedens skyld, så husk at tage noter så de hænger sammen med det relaterede spørgsmål, ellers bliver det hurtigt en uoverskuelig bunke af noter.
► Hvis kandidaten er genert eller meget nervøs, så start gerne samtalen med at drikke en kop kaffe og lidt small talk eller et nemt emne, som de er trygge ved. Det kan fx være at fortælle lidt om et spændende job de har haft eller en spøjs hobby, som du måske har bidt mærke i på deres CV.
► Hvis du ikke føler du har fået svar på dit spørgsmål, så lad være med blot at gå videre til det næste. Bed kandidaten om at uddybe, komme med et eksempel eller konkretisere. Men pas på, at det ikke kommer til at føles som et forhør.
► Pas på at du ikke kommer til at formulere dine spørgsmål på en ledende måde; du kommer hurtigt til at lægge ord i munden på kandidaten. Hvis du er urutineret som ansættende leder eller i tvivl, så hold dig til den formulering du har skrevet i din interviewguide.
► Hvis du føler at du har svært ved at styre samtalen, så hold dig til interviewguiden. Det kan være svært at afbryde kandidaten, men du kan minde om den begrænsede tid eller opfordre til at I kan vende tilbage til emnet ved en eventuelt 2. samtale.
► Husk at tage noter. Efter et par jobsamtaler, så kan det blive svært at skelne mellem kandidater. For sammenlignelighedens skyld, så husk at tage noter så de hænger sammen med det relaterede spørgsmål, ellers bliver det hurtigt en uoverskuelig bunke af noter.
Jobsamtalen er ovre. Måske ved du allerede om kandidaten er den rette eller ej, men ligegyldigt hvad er det vigtigt at bruge lidt tid efter interviewet på at evaluere det, mens samtalen er frisk i hukommelsen. For hvis kandidaten ikke er den rette, skal du være klar til at komme med noget feedback på hvorfor. Og hvis kandidaten måske er den rette, har du brug for gode noter så bedre kan sammenligne med de næste du har til samtale. Og selv hvis du er helt sikker på kandidaten er den rette, har du sandsynligvis et ansættelsesudvalg eller en leder du skal, hvor du skal kunne argumentere for dit valg.
Det er en god idé at lave et evalueringsskema, hvor du kan give kandidaterne en score eller karakter efterfølgende. Det kan gøre det nemmere at tage en objektiv beslutning, baseret på de mest væsentlige vurderingskriterier. Dertil skal det selvfølgelig også vurderes hvor vigtigt det enkelte vurderingskriterie er, da nogle faktorer skal tillægges en større værdi – fx hvis du ansætter en senior programmør, er et af de væsentligste kriterier sandsynligvis, at de er dygtige til det programmeringssprog, som I benytter jer af.
Det er en god idé at lave et evalueringsskema, hvor du kan give kandidaterne en score eller karakter efterfølgende. Det kan gøre det nemmere at tage en objektiv beslutning, baseret på de mest væsentlige vurderingskriterier. Dertil skal det selvfølgelig også vurderes hvor vigtigt det enkelte vurderingskriterie er, da nogle faktorer skal tillægges en større værdi – fx hvis du ansætter en senior programmør, er et af de væsentligste kriterier sandsynligvis, at de er dygtige til det programmeringssprog, som I benytter jer af.
HR og rekrutteringsråd
Vores mission er at fremme det danske arbejdsmarked. Det gør vi ved at rykke kandidater og virksomheder tættere på hinanden, hver eneste dag. Og ved at forbedre de danske arbejdspladser.
